cât costă verificarea email-urilor

Duminică, 23 Noiembrie 2014 | 1 Comentariu

Să presupunem că de fiecare dată când vi se termină uleiul, bananele, şerveţelele, instinctul vă spune să lăsaţi totul baltă şi să mergeţi rapid la magazin. Cât timp pierdeţi? Cât cheltuiţi pe benzină? Ce se întâmplă cu productivitatea?

Cu toţii recunoaştem ineficienţa acestui tip de abordare. Dar, surprinzător, lucrăm în diferite moduri care sunt la fel de ineficiente.

Motivul pentru care păstrăm o listă de cumpărături și încercăm să păstrăm deplasările la supermarket la un nivel minim este că este ușor de înţeles prin ineficienţa transportului pentru fiecare pungă de cipsuri. Ce este mai puţin evident, este preţul pe care îl plătim, inconştient, de fiecare dată când schimbăm activităţile pentru a satisface o dorinţă mentală.

Mutând atenţia de un task la altul, ca atunci când monitorizăm mesajele E-mail în timp ce citim un raport sau pregătim o prezentare, ni se întrerupe concentrarea şi se distruge focus-ul de pe activitatea curentă. De fiecare dată când revenim la task-ul iniţial, pierdem resurse mentale valoroase pentru a ne reorienta şi readapta. Toate astea costă. Cercetătorii au arătat că atunci când suntem concentraţi puternic într-o anumită activitate, chiar şi distragerile minore pot avea efecte profunde. Potrivit unui studiu făcut la University of California-Irvine, referitor la regăsirea momentului iniţial după o întrerupere, aceasta poate dura, în medie, 20 de minute.

Concentrarea simultană pe mai multe activităţi, multitasking-ul, este un mit, aşa cum arată numeroase studii. De fapt, atunci când spunem că facem mai multe activităţi simultan, de fapt comutăm între acele activităţi, irosind energia mentală. Consecinţele nu sunt deloc surprinzătoare. Un experiment făcut la University of London arată că pierdem 10 puncte de IQ atunci când lăsăm ca munca la care suntem concentraţi să fie întreruptă de un mesaj E-mail sau text.

Problema este că lucrul la mai multe activităţi este interesant. Este distrativ să îţi satisfaci curiozităţile. Cine ştie ce conţine un E-mail sau un mesaj instant? Aflarea imediată a acestor conţinuturi produce o satisfacţie imediată. Prin contrast, a rezista unor astfel de întreruperi solicită disciplină şi efort mental.

Doar că fiecare astfel de întrerupere, în care comutăm atenţia, este ca şi cum am merge la magazin. Pierderea de productivitate suferită astfel a fost denumită “task-shifting penalty”. Plătim o taxă mentală care ne împiedică să producem rezultate la cel mai bun nivel de care suntem capabili în mod normal.

Deci, cum procedăm?

SpamCartoon

O tactică bună este să schimbăm mediul şi să mutăm tentaţiile: închidem programul de E-mail şi comutăm telefonul pe modul silenţios. Este mult mai uşor să te concentrezi când nu te întrerupe nimeni. Sigur, nu înseamnă să fii deconetat toată ziua. Chiar şi un interval de 30 de minute de “linişte” poate avea un efect major asupra productivităţii.

Această alternativă, pe care mulţi o consideră normală, este la nivelul unui om care ţine dietă şi se află într-un magazin de dulciuri. Toţi putem să ne înfrângem instinctele, dar făcând asta frecvent ne va face să ne epuizăm resursele limitate de voinţă.

O altă soluţie este să combinăm activităţile similare în “calupuri”. În loc să facem consecutiv activităţi ca răspunsul la telefoane, întâlniri, activitate administrativă, răspuns la mesajele E-mail – pe parcursul întregii zile, trebuie să grupăm activităţile pentru a avea cât mai puţine tranziţii. Citiţi rapoartele, notiţele şi articolele unul după altul. Planificaţi-vă întâlnirile una după cealaltă. Faceţi operaţiunile administrative într-un singur interval de timp. Citiţi mesajele E-mail la momente predeterminate de timp, de exemplu la 8:30, 12:00 şi la 14:30, în loc să răspundeţi la ele imediat ce le primiţi.

La multe locuri de muncă nu pot fi evitate activităţile care se desfăşoară în paralel. Unii trebuie să fie neapărat conectaţi cu clienţii, cu colegii şi cu managerii. În aceste cazuri poate că nu ajută să facem ceva de tipul “totul sau nimic”, dar mici schimbări pot face diferenţa.

Ţineţi minte că trebuie să vă protejaţi resursele mentale. Cu cât reduceţi mai mult schimbările de atenţie între diferite activităţi, cu atât veţi fi mai productivi pentru toate activităţile, în ansamblu.

Traducere şi adaptare după The Cost of Continuously Checking Email, de RON FRIEDMAN. Toate drepturile aparţin Harvard Business Review.

Un comentariu la “cât costă verificarea email-urilor

Ai o altă opinie? O poți scrie aici!